Bases de datos

QUÉ SON LAS BASES DE DATOS

Las actividades productivas y de servicios requieren de un volumen de datos considerable para desarrollarse de manera efectiva, y necesitan que estos se encuentren organizados con relación a la actividad que se desea desarrollar. Por lo tanto, disponer de información relevante, en forma rápida y sencilla, es imprescindible para tomar decisiones acertadas. Para lograr su correcta y dinámica organización disponemos de una de las herramientas más potentes para su manejo: Access 2013. Esta aplicación permite gestionar contenido mediante bases de datos (estructura donde se guarda la información de forma organizada), de una manera ágil y completa.

Una base de datos se define como una colección de datos organizados sistemáticamente en formato de tablas. Estas nos permiten generar nueva información a partir de dichos datos y a través de diversos procesos, haciendo uso de campos (columnas) y registros (filas).

Si bien una base puede contener infinitas tablas, es conveniente que definamos previamente su estructura, para no generar datos duplicados. Lo primero que debemos hacer es tomar lápiz y papel y realizar un esquema de las actividades que queremos registrar, teniendo en cuenta la forma de distribución de la información en tablas. Debido a que estas son los elementos más importantes de una base de datos, gran parte de nuestro trabajo se centrará en su apropiada construcción y posterior mantenimiento.

 

Figura 1. Organizar la información es un proceso que determinará la estructura de una base de datos.

Conocer el programa

Microsoft Access 2013 funciona bajo el sistema operativo Windows y viene incluido dentro del paquete Microsoft Office, de manera que debemos tener este sistema instalado en nuestro equipo. Para acceder al programa, podemos desplegar las opciones del menú Iniciar o utilizar el icono identificativo del programa que suele ubicarse en el Escritorio de Windows. A continuación, nos encontraremos con la pantalla de Inicio rápido, que nos permite elegir la manera de empezar a trabajar, puede ser desde una plantilla o una base de datos en blanco.

 

Figura 2. Cada categoría representa diferentes plantillas. Una vez que conozcamos cómo crear bases de datos, veremos cómo trabajar con ellas.

La interfaz

La interfaz de Access posee elementos para manipular la ventana del programa de manera independiente del contenido de las bases de datos. La versión 2013, si bien conserva algunas de las características de la 2007, presenta un diseño más dinámico y eficaz para la realización de todas las tareas.

Barra de título

Para comenzar, conozcamos la Barra de título, que contiene el nombre de la base de datos en la cual estamos trabajando, los botones Minimizar, Maximizar y Cerrar, así como también la Barra de herramientas de acceso rápido. Con base en la siguiente Guía visual, explicaremos la totalidad de la interfaz.