QUÉ SON LAS BASES DE DATOS
Las
actividades productivas y de servicios requieren de un volumen de datos considerable
para desarrollarse de manera efectiva, y necesitan que estos se encuentren
organizados con relación a la actividad que se desea desarrollar. Por lo tanto,
disponer de información relevante, en forma rápida y sencilla, es
imprescindible para tomar decisiones acertadas. Para lograr su correcta y
dinámica organización disponemos de una de las herramientas más potentes para
su manejo: Access 2013. Esta aplicación
permite gestionar contenido mediante bases de datos (estructura donde se guarda
la información de forma organizada), de una manera ágil y completa.
Una base de datos se define como una colección
de datos organizados sistemáticamente en formato de tablas. Estas nos permiten generar nueva
información a partir de dichos datos y a través de diversos procesos, haciendo
uso de campos (columnas) y registros (filas).
Si bien una
base puede contener infinitas tablas, es conveniente que definamos previamente
su estructura, para no generar datos duplicados. Lo primero que debemos hacer
es tomar lápiz y papel y realizar un esquema de las actividades que queremos
registrar, teniendo en cuenta la forma de distribución de la información en tablas.
Debido a que estas son los elementos más importantes de una base de datos, gran
parte de nuestro trabajo se centrará en su apropiada construcción y posterior
mantenimiento.
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Figura 1. Organizar
la información es un proceso que determinará la estructura de una base de
datos.
Conocer el
programa
Microsoft Access
2013 funciona bajo el sistema operativo Windows y
viene incluido dentro del paquete Microsoft Office, de manera
que debemos tener este sistema instalado en nuestro equipo. Para acceder al
programa, podemos desplegar las opciones del menú Iniciar
o utilizar el icono identificativo del programa que suele ubicarse en
el Escritorio de Windows. A continuación,
nos encontraremos con la pantalla de Inicio rápido, que
nos permite elegir la manera de empezar a trabajar, puede ser desde una
plantilla o una base de datos en blanco.
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Figura 2. Cada
categoría representa diferentes plantillas. Una vez que conozcamos cómo crear
bases de datos, veremos cómo trabajar con ellas.
La
interfaz
La interfaz de Access
posee elementos para manipular la ventana del programa de manera independiente
del contenido de las bases de datos. La versión 2013, si bien conserva algunas
de las características de la 2007, presenta un diseño más dinámico y eficaz
para la realización de todas las tareas.
Barra
de título
Para comenzar,
conozcamos la Barra de título, que contiene el nombre de la
base de datos en la cual estamos trabajando, los botones Minimizar, Maximizar
y Cerrar, así como también la Barra
de herramientas de acceso rápido. Con
base en la siguiente Guía visual,
explicaremos la totalidad de la interfaz.
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